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POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS
MADRID HERMANOS S.A.S, por medio de esta política, y en ejercicio de la obligación de garantizar la protección de los derechos al HABEAS DATA, la PRIVACIDAD, la INTIMIDAD, el BUEN NOMBRE y la IMAGEN de las personas naturales y/o jurídicas, acorde a lo dispuesto en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, establece los lineamientos generales para dar cumplimiento con lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Esta política de manejo de información y datos personales, tiene como fin comunicar que información se solicita, para qué, cómo se usa, cuándo se comparte y cómo se protege, así como los derechos que tienen los titulares de conocer, actualizar, suprimir o rectificar dicha información y los procedimientos para acceder a esta y solicitar su eliminación.
La presente política se aplicará a accionistas, proveedores de bienes o servicios, clientes, postulantes, empleados y ex empleados, que de una u otra manera entreguen sus datos personales y eventualmente sensibles a MADRID HERMANOS S.A.S. para los fines legales, contractuales y comerciales.
MARCO LEGAL:
Constitución Política, artículo 15
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decretos reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013
Línea Jurisprudencial de la Corte Constitucional T 164 de 1994, SU 089 de 1995, C 1011 de 2008 y C 748 de 2011.
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
RAZÓN SOCIAL: MADRID HERMANOS S.A.S., a través de su establecimiento de comercio Mercados Madrid, identificado con Nit. 890913987-1.
DOMICILIO y DIRECCIÓN: Mercados Madrid tiene su domicilio en la ciudad de Medellín, y su sede se encuentra en la Carrera 80 No. 50 – 87.
PBX: 444 2167
EMAIL: contador@mercadomadrid.com.co y aux.contable@mercadomadrid.com.co
Acorde con la legislación vigente en la materia, se establecen las siguientes definiciones que serán aplicadas e implementadas con criterios hermenéuticos de manera sistemática y con integralidad, de conformidad con los avances tecnológicos y con neutralidad tecnológica, además de la aplicación de los derechos fundamentales conexos.
Autorización.
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos.
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal.
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del tratamiento.
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento.
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Oficial del dato.
Persona natural adscrito al responsable del tratamiento, quien se encarga de dar cumplimiento y ejecutar en debida forma las políticas de tratamiento de datos desarrolladas por el responsable.
Titular.
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento.
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Derecho de actualización.
Facultad del titular del dato para actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.
Derecho de rectificación.
Comprende la facultad del titular del dato de solicitar la modificación de los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
Derecho de cancelación.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.
Derecho a la revocatoria del consentimiento.
El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a MADRID HERMANOS S.A.S., para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.
Derecho de oposición.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular.
PRINCIPIOS RECTORES:
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley y de esta política, se aplicarán de manera armónica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
DATO PÚBLICO:
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATO SENSIBLE:
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de la mano, etc.
El tratamiento de dichos datos es prohibido en MADRID HERMANOS S.A.S., salvo autorización expresa del titular y además, en los casos del artículo 6 de la ley 1581 de 2012, siempre que se sujete a las siguientes condiciones:
1. Se Informe al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2. Se Informe al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles, salvo lo relativo a la información laboral que requiere MADRID HERMANOS S.A.S.
RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES:
En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse únicamente a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para que MADRID HERMANOS S.A.S. pueda tener un desarrollo adecuado de su objeto social y acorde a la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del titular.
A solicitud de la autoridad competente, MADRID HERMANOS S.A.S. deberá proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso.
No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.
En consecuencia, los datos a recolectar, que en todo caso son datos privados que no están disponibles al público, son:
- Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería, o, NIT).
- Nombres y Apellidos / Razón Social.
- Cargo / Ocupación.
- Fecha de nacimiento y género.
- Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal o laboral).
- Direcciones y correo electrónico (personales o laborales).
- Fax (personal o laboral).
- Información de contactos comerciales, de cartera, de tesorería y todos aquellos necesarios en el desarrollo de la operación en general.
- Información relativa a entidades financieras y detalle de cuentas bancarias.
- Datos personales de los beneficiarios de las ventas corporativas.
AUTORIZACIÓN:
Los accionistas, proveedores de bienes o servicios, clientes, postulantes, empleados y ex empleados, autorizan a MADRID HERMANOS S.A.S. el uso, recolección, transferencia, tratamiento, administración y supresión de datos personales en bases de datos, para hacer posible la utilización de éstos en campañas de comunicación, divulgación y promoción de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía, y para fines administrativos internos o comerciales tales como: investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción y ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad, así como para conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los proveedores de bienes o servicios. Para el caso de ventas corporativas, los datos personales que los clientes suministren de los beneficiarios de tales ventas corporativas, se utilizarán en el proceso de ejecución de contratos de compraventa y suministro.
Adicionalmente, los accionistas, proveedores de bienes o servicios, clientes, postulantes, empleados y ex empleados, en su calidad de titulares de los datos personales, al aceptar esta política, autorizan a MADRID HERMANOS S.A.S. para:
a) Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en nuestra base de datos.
b) Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.
c) Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía.
d) Utilizarlos para fines administrativos internos o comerciales tales como: estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones, referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción, ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa.
e) Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.
f) Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
g) Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos, el servicio y la atención.
h) Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
i) Transferir los datos personales a cualquier país o servidor en otro país.
j) Comunicar y permitir el acceso a los datos personales suministrados a terceros proveedores de servicios de apoyo general y a las personas naturales o jurídicas accionistas de MADRID HERMANOS S.A.S.
k) Vinculación como contratista o proveedor.
l) Control y prevención del fraude.
m) Control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
n) Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.
o) Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.
Al aceptar esta Política, los accionistas, proveedores de bienes o servicios, clientes, postulantes, empleados y ex empleados, en su calidad de titulares de los datos personales, autorizan a MADRID HERMANOS S.A.S., sin que ello de lugar al pago de contraprestación alguna, para que los utilice de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, divulgación, transmisión o transferencia de los datos suministrados, para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente. Por su parte quienes suministren datos personales de sus beneficiarios, dependientes, empleados, directivos o accionistas declaran que cuentan con la autorización previa por parte de aquellos para darles tal tratamiento.
MEDIO Y MANIFESTACIONES PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN:
La autorización podrá constar en documentos físicos, medios electrónicos, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización también podrá ser generada por MADRID HERMANOS S.A.S. y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
MADRID HERMANOS S.A.S. podrá actuar como responsable o encargado del dato personal, dependiendo la finalidad para la cual se haya obtenido el dato personal, por lo que se compromete a cumplir con las responsabilidades que para cada uno haya fijado la normatividad.
MADRID HERMANOS S.A.S. se abstendrá de vender la información personal recabada de los accionistas, proveedores de bienes o servicios, clientes, postulantes, empleados y ex empleados, como también se negará a compartir esta información con cualquier persona natural o jurídica externa no autorizada.
Sin perjuicio de lo anterior, la información personal recolectada podrá ser suministrada, cuando MADRID HERMANOS S.A.S. crea de buena fe, que esa divulgación sea razonablemente necesaria para:
a) Evitar una responsabilidad legal.
b) Cumplir con leyes, normativas, citaciones u órdenes judiciales.
c) Cumplir un requerimiento de una autoridad gubernamental o reguladora.
Lo anterior, siempre de conformidad con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.
MADRID HERMANOS S.A.S. se abstendrá de realizar ningún tratamiento a los datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. En caso que se entregue información a terceros para su tratamiento MADRID HERMANOS S.A.S. garantizará que la misma sea veraz, completa, exacta, actualizadas, comprobable y comprensible.
Los datos personales recolectados pueden ser almacenados o procesados en servidores, lo que es autorizado por el titular del dato al aceptar esta Política.
Contamos con procedimientos y estándares de seguridad y herramientas tecnológicas que nos permiten: recabar, trasmitir, almacenar, administrar, consultar y usar la información personal, mediante protocolos seguros, restricciones de acceso, prácticas de desarrollo interno de software seguro, entre otros.
Los terceros contratados para administrar la información recolectada están obligados a dar cumplimiento a protocolos de seguridad, incluyendo la suscripción de acuerdos de confidencialidad.
Solo tendrán acceso a la información personal suministrada por los accionistas, proveedores de bienes o servicios, clientes, postulantes, empleados y ex empleados, quienes ejerzan la función de Administradores de Bases de Datos y por lo tanto deban utilizar dichos datos únicamente para cumplir con las finalidades descritas en esta política.
Los accionistas, proveedores de bienes o servicios, clientes, postulantes, empleados y ex empleados, titulares de la información, tienen derecho a acceder, consultar y conocer los datos personales que se encuentren en nuestra base de datos, así como rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos, y a cancelarlos cuando lo decidan.
Además, tendrán derecho, en los términos de la Ley 1581 de 2012, a:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
b. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
c. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
d. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
e. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
f. Para hacer efectivos sus derechos, podrán enviar una solicitud al correo electrónico servicioalcliente@mercadomadrid.com.co o llamando a la línea número 444 2167 opción 5 o a través de carta dirigida a la Dirección de Servicio al Cliente a la Carrera 80 No. 50-87.
Dicha solicitud debe incluir mínimo los siguientes datos:
Nombres y apellidos / Razón Social
Tipo y número de documento de identificación (Cedula de ciudadanía o extranjería, o NIT)
Cargo / Ocupación
Teléfonos fijos o celulares de contacto (ciudad)
Correo electrónico
Asunto: Base de Datos
VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE USO DE DATOS PERSONALES Y ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS DE MADRID HERMANOS S.A.S.
Nos reservamos el derecho a efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política. Sin embargo, estas modificaciones estarán disponibles al público a través de los siguientes medios: anuncios visibles en los establecimientos comerciales, a través de nuestros sitios web, a través del último correo electrónico proporcionado por el cliente y proveedores de bienes o servicios o mediante aplicaciones en dispositivos móviles. En caso de que los cambios hagan referencia a las finalidades autorizadas, procederemos a obtener una nueva autorización por parte del titular.
Esta política aplica a la base de datos que maneja MADRID HERMANOS S.A.S. desde la fecha de la autorización y hasta que la finalidad para la cual fue tratado el dato personal sea agotada.
El cliente y proveedores de bienes o servicios pueden aceptar esta Política por cualquiera de los siguientes medios:
- En el punto de venta: se le entregará el texto de la política de manera escrita a clientes y proveedores de bienes o servicios y se obtendrá la firma en señal de autorización, sólo podrán registrar su información una vez realicen los procedimientos para aceptar la política y otorgar la autorización.
- Mediante correo electrónico: Todos los clientes y proveedores de bienes o servicios que registren un correo electrónico en cualquier canal de la compañía, recibirán el texto de la política por este canal y sólo aquellos que acepten la política y emitan la autorización continuarán en la base de datos.
- Mediante el diligenciamiento de formularios: Los clientes y proveedores de bienes o servicios diligenciarán uno o varios formatos al momento de iniciar su relación comercial con la empresa, en los cuales emitirán su autorización.
El cliente y proveedores de bienes o servicios que realice los anteriores procedimientos y acepte la Política:
a. Declara que conoce, entiende y acepta la Política De Uso De Datos Personales Y Administración De Bases De Datos de MADRID HERMANOS S.A.S., para el manejo de la información personal.
b. Manifiesta que ha consentido libre y expresamente la inclusión de sus datos personales, y que autoriza el uso para los fines previstos en éste documento.
c. Expresa que la información registrada le pertenece o que ha sido previamente autorizado para compartirla con MADRID HERMANOS S.A.S. en virtud de la presente política, según el caso.
d. Declara que cada uno de los datos registrados son verdaderos.
Esta Política de Protección de Datos es efectiva desde la fecha de su publicación. Entra en vigencia a partir del 01 de enero de 2018.
JORGE MADRID
Representante legal MADRID HERMANOS S.A.S.
